O processo de gestão de uma fazenda é simples ao mesmo tem que é trabalhoso e de fácil perda de controle. Por isso, é comum ter tudo planejado, ao menos na cabeça, e no decorrer do dia perder o controle com as urgências e no final do dia não ter feito tudo que pretendia. É cerca que quebra, máquina da mesma forma, animal foge, trabalhador não aparece… São inúmeros fatores que poderão levar a essa perda de controle.

Nesse artigo será abordado o processo de gestão de uma fazenda na visão de quem gerenciou a implantação e uso de uma propriedade de 450 hectares (ha) com 9 km de estradas, sistema hidráulico com 12 km de canos, hidrobomba e bebedouros e seis módulos de lotação rotacionada.

Definição dos Objetivos

Longo e Médio Prazo

Antes de chegar nas tarefas do dia a dia, é preciso visualizar o macro. Como primeiro passo para isso, é necessário determinar o objetivo a longo prazo. Como você deseja sua fazenda (negócio) daqui a 10 anos? Está comprando uma fazenda agora, como gostaria que ela estivesse daqui a 10 anos?

No longo prazo primeiro colocamos o desejo, à medida que trazemos para o médio, curto prazo e as tarefas do dia a dia é possível verificar se o objetivo macro é alcançável ou não. Então é feito os ajustes possíveis, de tamanho do projeto ou prazo. Convenhamos, por mais que o discurso atual seja de metas, alcançar um projeto dois anos depois do prazo não é demérito, é resultado do esforço e persistência.

O objetivo macro de longo prazo deve ser dividido em duas partes, a mais imediata para os primeiros cinco anos e outra para os cinco anos seguintes. Na primeira parte, deve ser analisada de trás para frente o que deve ser feito a cada ano. Desta forma. é possível identificar se o prazo está adequado ou não.

Por exemplo, considerando um objetivo de aumentar o rebanho em 500 cabeças de gado em 5 anos. Da última tarefa para primeira, deve-se pensar que precisa de uma nova área, que por sua vez deve estar cercada e dividida adequadamente, ter bebedouros, saleiros, pasto. Por sua vez para ter pasto precisa-se plantar, adubar, preparar o solo, abrir a área. Então, a cada ano será implementado o necessário para o aumento gradual de 100 cabeças.

Curto Prazo

Da mesma forma deve ser feito para o período de 12 meses, com o cuidado de que algumas atividades exigem uma época correta a se fazer. Por exemplo, o plantio deve ser feito no período chuvoso, mas o preparo da terra, principalmente se envolver abertura de área, deve ser iniciado no verão. Isso garante que o solo já estava com uma cobertura adequada para suportar as chuvas mais fortes, caso contrário, ocorrerá muito problemas com erosão.

O resultado desse planejamento é um cronograma mês a mês do que deve ser feito nos próximos 12 meses e ano a ano dos próximos 5 a 10 anos. Dessa forma, percebe-se com facilidade quando o planejamento não está saindo como esperado.

Reserva do Tempo para Imprevistos

Um cuidado importante dever ser tomado na definição do cronograma relatado no tópico anterior. No processo de gestão de uma fazenda deve se levar em consideração os imprevistos. De forma alguma, deve-se preencher toda a capacidade operacional diária com os afazeres planejados.

Não é à toa que é falado que fazenda recebe esse nome porque é sempre fazendo algo. Sempre vai aparecer alguma coisa a mais se fazer. É animal que pula cerca, cerca que quebra, animal que adoece, máquina que quebra, urgência a se resolver na cidade em horário comercial. Portanto, deve-se estar preparado para estas situações, inclusive readaptando o planejamento para que tudo possa ser feito.

Começar e Terminar

Começar e não terminar um serviço é o principal fator que leva o produtor rural a sensação de que muito trabalha e pouco realiza. Quase sempre a causa estará no próprio produtor. É perfeitamente entendível que exista a ânsia de sempre colocar algo novo em prática, as vezes até algo com certa urgência. No entanto, deve haver uma lista, melhor ainda um checklist, do que deve ser feito em ordem de prioridade. Se possível, com a razão da prioridade atribuída.

Toda nova ação na propriedade que não haja risco iminente de prejuízo na demora de sua execução deve entrar na fila de espera. O que não impede da atividade entrar no topo da lista, isso significa que ela possui mais prioridade que as outras atividades. O que não deve ser feito é interromper uma atividade para iniciar outra. O risco de surgir uma terceira atividade interrompendo a segundo é alto, gerando várias atividades inacabadas, muito trabalho e frustração de todos por não ter nada pronto.

Lembro bem de uma vez que estava com a equipe consertando a cerca de divisa da propriedade, que foi danificada na abertura da área, porque em breve receberíamos gado. Antes que terminássemos o serviço, fomos orientados pelo chefe que deveríamos consertar uma outra área destinada a cavalos porque havia comprado dois animais que chegaria no dia seguinte. E assim, fizemos um paliativo devido ao curto prazo. Após isso apareceu outra atividade e a cerca da divisa pendente e a dos cavalos a ser finalizada. Resultado, a cerca divisa foi feita em cima da hora com mão de obra terceirizada pois a equipe da fazenda já estava começando outro serviço.

Monitoramento e Reavaliação

O gestor deve sempre monitorar a execução do serviço e avaliar sua entrega até a equipe está ciente do padrão requerido na propriedade. O principal objetivo aqui é evitar retrabalho, um verdadeiro ladrão de energia. Não há nada pior que refazer aquilo que já está pronto.

Para isso há duas maneiras de se evitar. Primeiro, monitorar a execução para garantir que se faça da forma orientada ou aprovar alguma mudança requerida e percebida no momento da execução. Segundo, garantir que o operador tenha entendido a recomendação, para isso, é interessante que ele explique a orientação recebida.

As duas maneiras podem ser implementadas em conjunto. A primeira pode-se abrir mão em casos que o padrão requerido esteja claro aos operadores e seja uma atividade já dominada. A segunda é interessante não abrir mão em nenhuma hipótese.

Recentemente em um dos nossos clientes, chegou um soldador para soldar algumas coisas nas instalações enquanto estávamos trabalhando em outra atividade. Assim que o rapaz foi a instalações, eu orientei que deveríamos acompanhar. O gestor afirmou que o rapaz sabia como fazer. Ao chegarmos a instalação no final da execução do serviço, constatamos que não foi executado corretamente. O que gerou retrabalho e mais custo.

Ferramentas e recursos

No processo de gestão de uma fazenda deve se levar em consideração as ferramentas e os recursos disponíveis para a execução daquilo que foi planejado. É uma falha de gestão não disponibilizar a equipe os recursos necessários para atendimento do objetivo. De modo que, na falta de ferramentas e recursos, as atividades ficam limitadas.

Portanto, é interessante sempre observar quais os recursos necessários para a execução do serviço, orientando que a equipe sempre reporte quando os recursos disponíveis não são adequados ou já estão desgastados, principalmente no mesmo dia que ocorrer a avaria. Por isso, é necessário sempre checar com o mínimo de antecedência possível para cotação e compra dos materiais e ferramentas necessárias.

Organização

Não basta ter os recursos disponíveis, é necessário que estevam todos organizados. Qualquer material, ferramenta e equipamento deve ser de fácil localização para facilitar a retirada no início do serviço e devolução no fim do expediente. Nenhuma ferramenta deveria dormir no local do serviço, apesar de alguns casos ser necessários. Pequenas ferramentas são perdidas com facilidades porque são guardadas no local do serviço e esquecidas lá.

O custo na aquisição de recursos que não foram encontrados, extraviados, perdidos ou ainda por desconhecimento da sua existência devem ser evitados. Pois são desnecessários e demonstra falta de organização, que reflete negativamente na eficiência da gestão.

Considerações Finais

O processo de gestão de uma fazenda engloba atividades como definição de objetivos, planejamento desses objetivos e execução diária, mas que compõe o mês, o ano e o prazo maior. Um dos momentos mais importantes é o monitoramento, pois garante que o planejado seja alcançado.

Obviamente, há mais detalhes. Quanto maior o nível de detalhes do planejamento, maior as chances de sucesso. No entanto, é indicado começar de forma macro e detalhando à medida que a capacidade gerencial se desenvolve. Por isso a ideia neste texto é passar a visão macro e prática da gestão.